Guía paso a paso
33 tareas explicadas con capturas reales de Sefos, agrupadas por tema.
Primeros pasos
Ver el tema →AdministradorCrear una cuenta de pruebaPaula administra el Conjunto Residencial Los Pinos y quiere probar Sefos antes de la próxima asamblea. En cinco minutos crea el espacio de su conjunto…Administrador · Supervisor (mesa) · AuditorIngresar a SefosEs lunes y Laura, de la Secretaría General, abre Sefos para revisar cómo va la convocatoria de la asamblea. Escribe el identificador de su…Administrador · Supervisor (mesa) · AuditorConsultar el tablero de la organizaciónGloria, de Control Interno, quiere saber cuántos eventos están en curso esta semana. Al ingresar, el Tablero le muestra el panorama completo de un vistazo.
Organización
Ver el tema →AdministradorAdministrar usuarios y rolesPara la próxima asamblea Laura necesita apoyo en la mesa de registro. Crea un usuario para Camila como supervisora, que podrá registrar asistencia y…AdministradorConfigurar la organización y la marca blancaLa junta pidió que el portal de votación se vea con los colores del conjunto. Laura actualiza los datos de la organización y prueba la paleta en la…AdministradorConsultar el plan y el consumoAntes de programar tres asambleas seguidas, Laura revisa cuántas sesiones o votos le quedan en el plan y hasta cuándo está vigente.Administrador · Supervisor (mesa) · AuditorRevisar y verificar la auditoríaUn copropietario cuestiona el resultado de la última asamblea. Gloria revisa en la bitácora quién hizo cada acción y verifica que nadie la haya alterado.
Preparar el evento
Ver el tema →AdministradorCrear un evento a partir de un caso de usoFaltan tres semanas para la asamblea anual de asociados. Laura crea el evento eligiendo la plantilla "Asamblea de asociados", que ya trae el quórum,…AdministradorConfigurar el eventoEsta vez la asamblea será mixta y se transmitirá por Teams. Laura agrega el enlace de la reunión, revisa el quórum y abre la inscripción pública para…AdministradorLlevar el evento por su ciclo de vidaCon el censo cargado y las preguntas listas, Laura programa la asamblea. El día de la reunión abre la votación y, al terminar, la cierra y hace el…AdministradorPreparar el orden del día y las preguntasEl orden del día tiene el informe de gestión y la elección de la junta. Laura crea cada punto con su regla de mayoría y agrega una pregunta abierta…
Censo y credenciales
Ver el tema →AdministradorAgregar, editar o retirar personas del censoUn asociado nuevo llegó después de cargar el censo. Laura lo agrega a mano con su correo y celular para que reciba su enlace.AdministradorImportar y exportar el censoLaura tiene el listado de asociados en Excel. Descarga la plantilla de Sefos, copia las columnas y lo importa de una vez.Administrador · Supervisor (mesa)Entregar credenciales y enlaces de accesoAlgunos asociados votarán en el salón y otros desde casa. Óscar imprime las credenciales QR para la mesa y Laura envía el enlace personal por correo a…VotanteInscribirse en el censo por el formulario públicoMónica es asociada pero no estaba en el listado. Recibe por WhatsApp el enlace de inscripción, completa sus datos desde el celular y queda a la espera…AdministradorAprobar o rechazar inscripcionesLlegaron dos inscripciones por el formulario público. Laura verifica que sean asociados y las aprueba para que reciban su enlace.
Poderes y asistencia
Ver el tema →Administrador · Supervisor (mesa)Registrar y revocar poderes en la mesaDaniela no podrá asistir y envió un poder firmado para que la represente su vecino Sergio. Óscar lo registra en la mesa antes de iniciar.Administrador · Supervisor (mesa)Controlar el acceso a la sesiónÓscar recibe a los asistentes en la puerta del salón. Lee el QR de cada credencial con la tableta y el quórum se actualiza en vivo.
Sesión en vivo
Ver el tema →Administrador · Supervisor (mesa)Conducir la sesión desde la sala de controlComienza la asamblea. Desde la sala de control, Óscar abre cada punto del orden del día, sigue la participación y lo cierra para anunciar la decisión.Administrador · Supervisor (mesa)Turnos de palabra y chat de la salaVarios asistentes en línea quieren intervenir. Óscar ve la cola de turnos en la sala de control y escribe avisos en el chat para todos.Administrador · Supervisor (mesa) · AuditorProyectar quórum y resultados en el recintoEn el salón hay un videobeam. Laura abre la pantalla de proyección para que todos vean el quórum y la votación en curso.
Comunicaciones
Ver el tema →Resultados y acta
Ver el tema →Administrador · Supervisor (mesa) · AuditorConsultar resultados y registros de la votaciónTerminada la asamblea, Gloria revisa los resultados de cada punto y el registro de quórum para el informe de control interno.Administrador · Supervisor (mesa) · AuditorGenerar y descargar el actaLaura necesita el acta para el libro de actas. Con el evento cerrado, genera el PDF con el quórum, los resultados y la huella de la bitácora.
Kiosco
Ver el tema →AdministradorInstalar un kiosco (urna digital)Algunos copropietarios mayores prefieren votar en el salón. Laura instala un kiosco en el lobby con un portátil y su cámara.VotanteVotar en el kioscoMarta llega al salón con su credencial impresa. La acerca al kiosco, marca su voto y en un minuto deja la pantalla lista para el siguiente.
Votante
Ver el tema →VotanteIngresar a votar con su enlace personalAndrés recibe en su correo la convocatoria a la elección. Toca "Ingresar a la votación", escribe el código que le llega por SMS y entra a su papeleta.VotanteVotarDesde su sofá, Andrés marca su plancha y su candidato a revisor fiscal, vota y guarda el código de su justificante.VotanteCambiar el votoAndrés votó temprano, pero después del debate cambió de opinión. Como la elección tiene anti-coerción, reemplaza su voto mientras sigue abierta.VotanteOtorgar o revocar un poder desde el portalMarta viajará el día de la asamblea. Desde su celular le otorga poder a María Fernanda, su vecina, con la instrucción de votar a favor de los estados…VotanteParticipar en la sesión en vivoValentina sigue la asamblea desde su oficina. Se une a la videollamada, pide la palabra para preguntar por el presupuesto y escribe en el chat.VotanteVer resultados y justificantesAl cierre de la consulta, Andrés vuelve a su papeleta para ver qué proyecto ganó y copia el código de su justificante.Votante · AuditorVerificar un justificante de votoDías después, Andrés quiere confirmar que su voto se contó. Pega el código de su justificante en la página de verificación.